Scandinavian Pile Driving lyfte sin dokumentation till nästa nivå med Zert CLM
Scandinavian Pile Driving AB är ett företag som utvecklar och tillverkar olika typer av grundläggningsredskap som monteras på grävmaskiner. De hade länge letat efter ett system som kunde hålla ordning på samt effektivisera produktion och översättning av manualer. Zert CLM hade allt som SPD sökte efter i ett system och kan idag spara in på både tid och kostnader när de tar fram nytt innehåll.
OM SPD
Scandinavian Pile Driving AB, förkortat SPD grundades 1993 som en enskild firma av Magnus Andersson och omvandlades till ett aktiebolag 2004. SPD utvecklar, tillverkar och säljer borriggar, pålningsmaskiner, borrmaster och pålningsmaster till grundläggningsföretag. Maskinerna monteras på grävmaskiner, vilket ger mer flexibilitet jämfört med en traditionell borrigg.
Masterna kan både monteras i redskapsfästet eller direktinfästas vilket ökar flexibiliteten och underlättar arbetet. All montering och fjärrstyrning installeras i verkstaden i Sala, där man även tillverkar masterna. Huvudmarknaden har länge varit Sverige, men sedan ett par år tillbaka har företaget även export till andra länder.
SPD är nu i en expansiv fas och har nyligen byggt en ny fabrik för 25 miljoner intill den befintliga och antalet anställda har också ökat snabbt.
Magnus som är grundare och VD på SPD har ansvar för den tekniska dokumentationen, nu har han anställt en skribent som så småningom ska ta över ansvaret. Magnus handplockar omsorgsfullt ny personal och jobbar kontinuerligt med att attrahera nya talanger samt skapa en bra arbetsplats där de anställda trivs.
–Det är något som jag tycker att vi verkligen lyckats bra med och som är viktigt för att företaget ska förbli framgångsrikt, säger Magnus.
Vägen till ett effektivt arbete med teknisk dokumentation
Det har länge funnits en tanke om att kunna jobba mer effektivt med maskinernas manualer och slippa det dubbeljobb som uppstår när man jobbar med hela dokument för sig. Magnus hade under en längre tid sökt efter en lösning när han till slut hittade Zert CLM. Ett modulbaserat system som håller ordning på innehållet var lösningen på de utmaningar som de stått inför. Att Zert befinner sig i Sverige och har en bra support var också något som gjorde att valet föll på CLM.
Innan de använde CLM hade SPD jobbat i både Word och InDesign, men bland annat översättningshanteringen var allt för tungrodd. Nu lägger de också in datablad i CLM som tidigare skapades i InDesign. Med CLM får de samma utseende på manualer och andra dokument som de lägger in vilket resulterar i ett konsekvent designspråk.
–Vi har alltid strävat efter att ha ett snyggt designspråk och att våra bilder ska se bra ut, och det kan vi få till i CLM. Vi slipper också skriva samma fraser om och om igen, säger Magnus.
Fraser är en av byggstenarna som finns tillgängliga i CLM. En fras kan vara allt ifrån ett helt stycke text till endast ett ord, tillsammans utgör de en del av innehållet i ett dokument.
Sparar tid och arbetsmöda med återanvändning i CLM
Med CLM sparar SPD in både tid, översättningskostnader och arbete när de producerar nya manualer genom att återanvända mycket av innehållet. Om 20 procent av en manual behöver ändras för att få en komplett manual för en liknande maskin är det endast det nya materialet som behöver översättas. Därmed kan de spara 80 procent av översättningskostnaderna när en ny manual tas fram.
–Med InDesign måste nästan allt skickas på översättning varje gång en ny manual tagits fram och man måste manuellt hålla koll på vad som är översatt och inte, säger Magnus.
Ett nytt arbetssätt ledde till förbättring
Det tog lite tid innan SPD hade kommit in i arbetssättet med återanvändning, men efter någon vecka fick de koll på hur de flesta funktioner fungerar i CLM. Om det skulle dyka upp någon fundering eller problem finns Zerts support nära till hands.
–Jag har inte pratat med supporten särskilt ofta men när man väl behövt hjälp har det fungerat superbra. De får 10/10 i betyg, säger Magnus.
Magnus rekommenderar andra företag som funderar på att använda ett system för teknisk dokumentation att inte tveka en sekund på att gå över till ett system. Istället för att lägga ned mycket tid i InDesign eller liknande program.
Framtidsplaner
Just nu är fokus på SPD att jobba ikapp utvecklingen och skriva klart alla manualer, vilket går betydligt snabbare och lättare än tidigare. Magnus lägger mycket energi på dokumentationen så att kunderna ska få bra information om SPD:s produkter. Med Zert CLM kan SPD fokusera på att producera nytt högkvalitativt innehåll till manualerna istället för att lägga ned tid på layout och formatering.